Лебедева создает новое поручение по документу, адресованное отделу маркетинга . При создании поручения по документу вручную выполняются следующие действия:
назначение ответственного исполнителя по данному поручению (Потапов) и , если это необходимо , соисполнителей;
установление (при необходимости) у ответственного исполнителей и соисполнителя права изменения документа;
ввод текста поручения ;
указание даты исполнения поручения .
41. Откройте регистрационную карточку: выберите документ по письму Ванцай, М2.
42. Создайте новое поручение: щелкните мышью по кнопке Создать новое поручение (или пункт меню Поручение | Новое поручение ), на вкладке Поручение в правой нижней части экрана в поле Название поручения введите краткое название Поручение 1, на вкладке Текст поручения введите текст поручения Ознакомиться с предложением Ванцай и, проведя маркетинговые исследования, оценить ценность данного предложения и рост прибыли фирмы в случае его реализации, в поле Срок исполнения на вкладке Поручения укажите срок исполнения поручения.
43. Щелкнув мышью на значке справочник Список пользователей, выберите исполнителей по поручению - Потапова и Андрееву, выберите Сохранить, нажмите ОК.
Следующей операцией, выполняемой Лебедевой, является создание следующего поручения для руководителя технического отдела . Это поручение начнет выполняться только после того, как будет выполнено поручение отделу маркетинга .
44. Выбрав поручение, к которому присоединяется следующее поручение, в нашем случае это Поручение 1, выберите Поручение | Новый переход | Переход на новое поручение.
45. На вкладке Поручение в правой нижней части экрана в поле Название поручения введите краткое название Поручение 2, а на вкладке Текст поручения введите текст поручения Подготовить план реализации предложения , поступившего от Ванцай, в случае , если от отдела маркетинга будет получено утвердительное заключение по разумности внедрения данного предложения, в поле Срок исполнения вкладки Поручение укажите срок исполнения данного поручения.
46. Щелкнув мышью по значку справочник Список пользователей, укажите исполнителя руководителя технического отдела Мезенцева, выберите Сохранить, при нажатии на ОК новое поручение появится в контрольной карточке документа.
Последней операцией, выполняемой Лебедевой, является создание нового поручения для руководителя отдела продаж Доценко. Это поручение не связано с предыдущими поручениями - является независимым.
47. Создайте независимое поручение: выберите Поручение | Новое поручение, на вкладке Поручение в правой нижней части экрана в поле Название поручения введите краткое название Поручение 3, на вкладке Текст поручения введите текст поручения: Ознакомиться с предложением Ванцай, в поле Срок исполнения укажите срок исполнения поручения.
48. Щелкнув мышью по значку справочник Список пользователей, выберите исполнителя данного поручения - руководителя отдела продаж Доценко, выберите Сохранить, нажмите ОК.
49. После создания поручений № 1 , 2 и 3 необходимо сохранить их в базе данных: выберите Документ | Сохранить.
Каждое из поручений в контрольной карточке имеет номер. Если поручение является следующим за каким-то другим поручением, то в поле № отображается номер поручения, по исполнении которого начнет выполняться данное поручение: поручение № 2 будет выполняться только по окончании исполнения поручения № 1.
Разноцветные значки указывают текущее состояние поручения . Также для поручения отображается список исполнителей, текст поручения, контрольная дата исполнения поручения и фактическая дата исполнения поручения.
Ознакомиться с полным текстом поручения можно, щелкнув мышью по расположенной справа вкладке Текст поручения.
На вкладке Ход исполнения в правой, нижней части окна пользователь в любой момент может просмотреть ход исполнения данного поручения.
Как только документ будет снят с редактирования , исполнителям и контролеру будут автоматически отправлены уведомления о поручениях по документу. Уведомления появятся у них в папках Поручения и Контроль соответственно.
В поле Контролер отображается фамилия сотрудника , зарегистрировавшего документ в системе, и фамилия контролера по документу (в скобках). Просматривая папку Контроль , контролер следит за ходом исполнения поручений по документам . При получении уведомления или напоминания о приближении срока исполнения какого-то поручения контролер может просмотреть документ или поручение , дважды щелкнув мышью по его названию.
Аналогично исполнитель , просматривая папку Поручения, читает уведомления и напоминания по назначенным ему поручениям, просматривает поручения и документы.
50. Закройте программу ЕВФРАТ-Документооборот: выберите Документ | Выход.