26. Ген. директор Андреев получив письмо с предложением о поставках орхидей, пишет на письме резолюцию следующего содержания:
Отдел маркетинга. Потапову и Андреевой:
Ознакомиться с предложением Ванцай и, проведя маркетинговые исследования, оценить ценность данного предложения и рост прибыли фирмы в случае его реализации. Срок шесть дней.
Технический отдел. Мезенцеву:
Подготовить план реализации предложения, поступившего от Ванцай, в случае, если от отдела
маркетинга будет получено утвердительное заключение по разумности внедрения данного предложения .
Отдел продаж. Доценко:
Ознакомиться с предложением Ванцай
27. Секретарь, получив резолюцию генерального директора на письмо Ванцай, выполняет следующие операции:
регистрирует в системе письмо, полученное от Ванцай
ставит документ на контроль, назначает контролера по документу и создает поручения по исполнению документа согласно резолюции Андреева.
28. Запустите программу ЕВФРАТ-Документооборот: выберите Пуск | Программы | ЕВФРАТ -Документооборот | ЕВФРАТ - Документооборот, в поле Пользователь введите lebedeva, а в поле Пароль - lebedeva. Теперь вы Марина Лебедева, секретарь.
29. Выберите Документ | Зарегистрировать новый документ, на экране появляется окно выбора потока документов , в который будет помещен регистрируемый документ, выберите Входящие документы, нажмите Выбор, появляется регистрационная карточка документа.
30. Первым шагом регистрации документа является заполнение его регистрационной карточки. Она расположена непосредственно под главным меню окна документа . Поля, обязательные для заполнения, имеют фон желтого цвета. Выберите из списка для поля Доставка вид доставки почта, для поля Вид документа вид регистрируемого документа письмо, введите краткое содержание письма Ванцай, а в поле Количество листов укажите количество листов 1, пришедшего письма. В поле Корреспондент указывается наименование организации, из которой было направлено письма . Так как в нашем случае письмо пришло от частного лица , это поле можно оставить пустым . В поле Кто подписал указывается имя лица , подписавшего это письмо.
31. Для того чтобы присоединить к документу файл, щелкните мышью на кнопке Добавить справа от списка Присоединенные файлы. Найдите файл Письмо Андреееву.doc и нажмите кнопку Открыть. Появится окно Прикрепленные файлы, в котором выводится содержимое прикрепленного файла. Выберите Файл | Сохранить присоединения.
32. Выберите вкладку Контроль, здесь можно назначить контролера по документу, указать сроки исполнения документа , а также внести текст резолюций по документу.
33. Введите данные по трем резолюциям из пункта 26 и введите их в поля Резолюция по документу, Исполнитель, Автор резолюции, Дата наложения, Срок исполнения на вкладке Контроль.
34. Для завершения регистрации выберите Документ | Сохранить.
35. Письмо, полученное от Ванцай, необходимо поставить на контроль. Постановка документа на контроль включает в себя следующие этапы: назначение контролера по документу и назначение даты завершения обработки документа.
36. Чтобы внести какие-изменения в документ, необходимо его взять на редактирование. Для этого выберите Редактирование | Взять на редактирование.
37. Получив доступ к документу, выберите в поле Контроль возложен на имя контролера Васильева Евгения Ивановича, который в дальнейшем будет следить за исполнением документа.
38. Контрольную дату исполнения документа, к которой исполнение документа должно быть завершено укажите в поле Срок исполнения регистрационной карточки документа - см. 26.