Рассмотрим типичную схему документооборота в организации на примере потока входящих документов.
Регистратор просматривает и сортирует корреспонденцию, присланную по почте (т.ч. электронной) доставленную курьером или переданную лично. Он подготавливает документы для просмотра руководителем, регистрирует их и относит руководителю для получения резолюции.
Руководитель, получив документ, поданный регистратором, составляет резолюцию, в которой определено, в частности, кому документ должен быть разослан, надо ли ставить документ на контроль, какие и кому даются поручения по документу, определяет срок исполнения документа. Руководитель дает в устной или письменной форме указания по составлению поручений по документу, назначает контролера, ответственного за контроль исполнения поручений, и возвращает документ регистратору.
Регистратор завершает заполнение полей документа и создает поручения или согласования по документу согласно резолюции, полученной от руководителя. Или подключает ранее созданный маршрут выполнения поручений или согласований, а также корректирует его. Регистратор обладает достаточными полномочиями, чтобы создавать и менять поручения или согласования по исполнению документа в случае, если руководитель дал лишь общие рекомендации. Регистратор может назначить контролера и срок исполнения документа.
Контролер может изменить срок исполнения документа и контролера по документу. Он может вводить тексты заданий ответственным исполнителям и устанавливает сроки исполнения поручений или согласований по документу.
Ответственные исполнители, получив уведомления о поручениях или согласованиях, выполняют их или создают подпоручения (по поручениям) по документу и назначают исполнителей этих поручений.
Исполнители получают поручения по документу, просматривают их тексты и выполняют связанные с ними поручения (для этого им потребуется забирать документ на редактирование).
При выполнении согласования по документу исполнитель принимает решение: одобрить или отклонить документ.
Выполнив поручения, исполнители пишут отчеты.
Отчеты о выполнении поручений попадают к контролеру. Он может принимать отчеты и снимать поручения с контроля либо признавать отчеты неудовлетворительными и возвращать поручения исполнителям на доработку.Ответственный исполнитель по поручению выступает в роли контролера для подпоручений, созданных им самим.
По выполнении всех поручений или согласований контролер снимает документ с контроля. При этом он пишет при необходимости комментарий по результатам исполнения документа. Сам документ с этого момента считается исполненным.
Порядок работы с внутренними документами несколько иной. Документ создается кем-то из сотрудников, имеющих право на регистрацию документов в потоке внутренних документов. После регистрации внутреннего документа с ним могут выполняться те же операции, что и с входящими или исходящими документами.
При регистрации исходящего документа указывается организация в которую этот документ будет отправлен. Более того, последней операцией, выполняемой при обработке исходящего документа, является его отправка организации. В остальном исходящие документы обрабатываются так же, как и внутренние.