Учет документов и отслеживание их прохождения в организации базируются на следующих понятиях:
регистрация документа - процедура создания нового документа в системе, выполняемая пользователем , имеющим право на изменение документов , - регистратором;
регистрационная форма документа - набор признаков, определяющих ключевые сведения о документе , позволяющие найти его в базе данных и отслеживать его прохождение ;
поручение - задание, связанное с исполнением документа, выдаваемое сотруднику руководством организации ;
исполнение документа - последовательность действий сотрудника (ответственного исполнителя) или группы сотрудников (соисполнителей), выполняющих поручения по обработке документа и дальнейшей передаче последующим исполнителям ;
контроль исполнения документа - отслеживание реального прохождения документа и сроков его исполнения в организации, выполняемое специально назначенным пользователем - контролером.
Функционирование системы документооборота основано на активности специальной программы - Сервера Документооборота . Сервер Документооборота осуществляет основные функции, обеспечивающие пользователей: получение запросов, обращение к базе данных, результатов. До тех пор, пока Сервер Документооборота не будет запущен, взаимодействие пользователей с системой документооборота и работа с документами невозможны.
Физически программа Сервера Документооборота выполняется на компьютере, подключенном к сети организации, который также называют сервером.