Информационная система нужна организации для того, чтобы обеспечивать информационно-коммуникационную поддержку ее основной и вспомогательной деятельности. Поэтому прежде, чем вести речь о структуре и функциональном наполнении информационной системы, необходимо разобраться в целях и задачах самой организации, чтобы понять, что же нужно автоматизировать [KAME]
Какова миссия компании, т.е. для чего компания создана, и к чему она стремится в своей деятельности? Каковы направления ее деятельности? Какова структура компании, какие функции выполняют ее подразделения, и как они взаимодействуют между собой? Только ответив на все эти вопросы, можно переходить к обсуждению того, какие функции должна выполнять информационная система, какие аппаратные и программные средства должны быть включены в нее, чтобы автоматизировать функции, выполняемые подразделениями компании.
Ответы на поставленные вопросы можно получить только после детального информационного обследования компании, целями которого являются:
формулировка и описание функций каждого подразделения компании, а также решаемые ими задачи;
описание технологии работы «как есть» каждого из подразделений компании и понимание, что необходимо автоматизировать и в какой последовательности;
исходя из миссии и направлений деятельности компании, описание технологии работы «как надо» каждого из подразделений и связанных с ними информационных потоков;
отображение технологии «как надо» на структуру компании, определение ее функционального состава и количества рабочих мест в каждом структурном подразделении компании, а также описание функций, которые выполняются (автоматизируются) на каждом рабочем месте;
описание основных путей и алгоритмы прохождения входящих, внутренних и исходящих документов, а также технологии их обработки.
Результатом обследования являются модели деятельности компании и ее информационной инфраструктуры, на базе которых разрабатываются проект информационной системы, требования к программно-аппаратным средствам и спецификации на разработку прикладного программного обеспечения, если в этом есть необходимость.
Важно правильно выбрать инструментальные программные средства (CASE-средства) для проведения обследования. Они должны базироваться на методологиях, которые позволяют строить модели деятельности компании, а также формально описывать информационное пространство, в котором работает компания. Это методологии информационного моделирования DFD [MIND02], IDEF1Х [MIND01], функционального моделирования IDEF0 [MIND02] или объектно-ориентированного моделирования UML.
Модели работы компании, построенные в процессе обследования, позволяют не только спроектировать информационную систему, но и провести анализ деятельности с организационной и структурной точек зрения.