МОДУЛЬ 3. Управление в логистике

ТЕМА 3.3. Методы оптимизации
материальных потоков

3.3.1. Диагностика материальных потоков

Экспресс-диагностика и выявление признаков проблемы

Формулирование и диагноз проблемы

Выбор вариантов решения проблемы

3.3.2. АВС-анализ

Распределение ABC

Техника АВС-анализа

3.3.3. XYZ-анализ

Распределение XYZ

Техника XYZ-анализа

Вопросы для повторения

3.3.1. Диагностика материальных потоков

Диагностика материальных потоков направлена на установление и изучение признаков, оценку внутреннего состояния управления материальными потоками и выявление проблем эффективного функционирования и развития системы управления, а также формирования путей их решения.

С технической точки зрения диагностика позволяет выявить проблемы, обусловленные структурой логистической системы, особенностями внешней среды и характером взаимодействия с внешней средой; с экономической – диагностика фиксирует отклонения от нормы параметров, определяющих эффективное функционирование производственно-сбытовой системы.

Диагностика, используя результаты оперативного анализа состояния управляемой системы и ее среды, служит для обоснования решений по организации и регулированию материальных потоков, а также дает информацию для планирования развития логистической системы. Анализ является первой стадией диагностического исследования и позволяет сопоставить и выбрать эффективные решения развития системы управления материальными потоками, выявить причины сбоев в управлении и условия их устранения.

Диагностика позволяет решить следующий комплекс задач:

• установить состояние системы управления материальными потоками, его соответствие или несоответствие нормам, определяющимся потребностями практической деятельности;
• выделить логические схемы «причина – следствие», объясняющие зависимость эффективности логистической системы от качественно-количественного состава ее элементов и структуры, а также состояния среды, в которой функционирует предприятие;
• систематизировать и описать причины, вызывающие нарушения в системе управления материальными потоками;
• определить возможные состояния данной системы исходя из сложившейся и перспективной структуры связей ее элементов;
• оценить возможные последствия управленческих решений с точки зрения эффективности системы в целом.

Основой организации диагностических исследований должны служить принципы, реализация которых позволит обеспечить повышение эффективности проводимых работ. К их числу относятся принципы: ключевого звена, системности, причинно-следственного соответствия.

Принцип ключевого звена. Система управления материальными потоками относится к числу сложных систем. Организационные и экономические процессы, протекающие в ней, формируются под влиянием множества факторов. Учесть и исследовать их все практически невозможно, необходимо выбрать из них решающие, наиболее существенные. Выделение ключевых проблем и основных причин, обусловливающих проблемную ситуацию, составляет один из принципов диагностического исследования. Данный принцип реализуется путем декомпозиции функций и целей логистической системы, классификации проблем, определения приоритетности отдельных факторов при оценке проблем.

Принцип системности. Системность в диагностическом исследовании означает всестороннее и взаимосвязанное изучение проблем управляющей системы. В соответствии с данным принципом программа совершенствования системы управления материальными потоками должна оцениваться с точки зрения эффективности функционирования всей системы управления материальными потоками как единого целого, чтобы исключить возможность неожиданных и непредвиденных последствий.

Принцип причинно-следственного соответствия. Одним из требований к диагностике является познание причин возникновения нарушений в системе и отклонений от нормы ее параметров.

Исследование причин нарушений нормального состояния системы управления как способ решения возникающих проблем, при котором внимание аналитика сосредотачивается на изучении причинно-следственных связей, составляет необходимое условие результативности диагностического исследования и определяется как принцип причинно-следственного соответствия.

Процесс диагностики материальных потоков предусматривает выявление проблем (причин отклонений от нормального состояния системы) и определение путей их разрешения в соответствии с требованиями среды.

Основными фазами данного процесса являются:

• экспресс-диагностика и выявление признаков проблем (подробнее);
• формулирование и диагноз проблемы (подробнее);
• выбор вариантов решения проблемы (подробнее);
• реализация решений.

Экспресс-диагностика и выявление признаков проблемы

Начальным этапом проведения любого диагностического исследования является установление целей, структуры и границ исследуемого объекта, т.е. его характеристика. Для того чтобы описать систему управления материальными потоками и дать ей обобщенную характеристику, необходимо выделить существенные признаки, позволяющие определить ее как часть системы более высокого порядка. К числу таких признаков относятся:

1. обособленность – характеризует распределение задач и функций управления материальными потоками между подразделениями предприятия;
2. открытость – указывает на связанность логистической системы с внешней средой, ее ориентацию на поиск возможностей решения возникающих проблем во внешней среде;
3. стабильность или изменяемость состояния и поведения логистической системы во времени – характеризует наличие механизма адаптации к требованиям среды;
4. характер структуры системы управления материальными потоками – указывает на степень ее сложности, формализации и централизации;
5. вид структуры – характеризует особенности пространственного состояния и преобладающего механизма координации деятельности, например линейная или функциональная структура. Оценка внутреннего состояния системы управления материальными потоками служит основой выявления признаков проблем.

В общепринятом понимании проблема определяет ситуацию, при которой имеет место расхождение между желаемым и действительным состоянием объекта. О наличии проблемной ситуации можно судить по внешним и внутренним признакам состояния системы и ее внешнего окружения.

Внешние признаки характеризуют ситуацию, связанную с возможностью повышения эффективности логистической системы вследствие происшедших прогрессивных изменений во внешней среде, на которые у нее нет готовых рецептов. В качестве таких признаков может служить появление новых технологий и материалов, более эффективных средств транспортировки, новых источников сбыта и баз снабжения.

Внутренние признаки определяют ситуацию, при которой реализуемые логистической системой решения не дают ожидаемого результата, что находит отражение в низкой эффективности принятой схемы управления материальными потоками (не выполняются сроки поставок, не обеспечивается необходимое качество материалов; отсутствует контроль за уровнем запасов, имеют место задержки в принятии решений и т.д.).

Проблемой управления материальными потоками является такое состояние системы, изменение которого вследствие нестандартной ситуации или отсутствия необходимых для этого предпосылок невозможно известными способами.

Существование проблем управления материальными потоками устанавливается посредством сбора и обработки информации. Оценка состояния материальных потоков осуществляется с помощью системы показателей, отражающей особенности управления материальными потоками на отдельных стадиях товародвижения, в процессе транспортировки и складирования материалов.

По каждой из подсистем управления материальными потоками выделяются следующие группы показателей:

1. Целевые показатели:
   1. Надежность системы закупок;
   2. Удельный вес удовлетворенных потребностей;
   3. Обеспеченность потребности в материалах.
2. Структурные показатели:
   1. Количество работников, участвующих в процессе снабжения;
   2. Структура заказов;
   3. Объемы закупаемых ресурсов.
3. Показатели экономичности и качества:
   1. Затраты на поставку одной условной единицы поставляемой продукции;
   2. Количество поставок, имеющих какие-либо отклонения к общему числу поставок;
   3. Время поставок.

Результатом данного этапа диагностики служит перечень функций и процессов управления, по которым наблюдаются отклонения между фактической и ожидаемой отдачей решений, а также возможных состояний среды, для реакции на которые система не имеет готовой программы действий.

Формулирование и диагноз проблемы

Данный этап предполагает редукцию проблем, их анализ и постановку диагноза.

Редукция или упрощение проблемы достигается в процессе анализа создавшегося положения (проблемной ситуации) и имеет целью свести проблему к задаче развития и (или) совершенствования системы управления материальными потоками.

Анализ сложившейся ситуации сводится к поиску ключевых причин проблемной ситуации. Первой фазой в диагностировании сложной проблемы является осознание симптомов проблем. В качестве симптомов служат характеристики поведения или функционирования системы.

О наличии того или иного симптома можно судить по отклонениям от нормального протекания процессов в логистической системе или ее окружении.

Среди симптомов и причин неудовлетворительного состояния управления материальными потоками на этапе распределения готовой продукции можно указать:

1. Выбор нерациональных способов доставки продукции.
2. Разбросанность конечных пунктов транспортировки.
3. Недостатки и ошибки в планировании процесса распределения.
4. Недооценка возможностей маркетинга при планировании процесса реализации.
5. Отсутствие или недостаточность контроля запасов готовой продукции (излишние запасы или их нехватка).
6. Недостатки в регулировании процессов доставки продукции.
7. Недостаточные контакты и связи предприятия с потребителями.
8. Несогласованность планов и графиков доставки продукции потребителям.

Анализ симптомов и проблем производят в двух направлениях:

1. по составляющим системы управления материальными потоками: организация управления, управление ходом и сроками выполнения производственных заказов, управление материальным обеспечением производства, управление запасами, управление поставками готовой продукции;
2. по этапам управленческого цикла: организация, планирование, контроль и регулирование, координация действий.

В процессе диагностики осуществляется селекция причин и выделяются те из них, которые достаточно значимы, и те, которые играют несущественную роль.

По результатам анализа симптомов причин устанавливается диагноз проблемы. Диагноз содержит указания об основных направлениях желаемых изменений и области их действия.

Выбор вариантов решения проблемы

Систематизация данных, характеризующих фактическое состояние системы управления материальными потоками, и симптомов причин проблемной ситуации позволяет спланировать варианты решения проблемы.

Выбор оптимального варианта производится в четыре этапа. На первом устанавливается возможность полного или частичного решения проблемы, на втором формируются варианты решений, на третьем предложенные варианты сравниваются между собой и оцениваются с точки зрения выбранных критериев, наконец, на четвертом этапе выбирается вариант решения проблемы и осуществляется проверка полученного результата.

Результат решения на каждом этапе может иметь два значения, определяющих дальнейший ход исследования. По завершении первого этапа решения проблемы возможен один из двух вариантов действий: подготовка частичного решения или проведение проверки полного решения проблемы. Каждая из этих работ, в свою очередь, может привести и к положительным, и к отрицательным результатам. Так, если полное решение невозможно, ветвь с отрицательным результатом ведет к частичному решению, а ветвь с положительным результатом – к выбору варианта полного решения проблемы. При проверке принятого решения отрицательный вариант указывает на поиск новых гипотез и предполагает повторное формулирование проблемы. При положительном ответе решение является окончательным и возможен переход к его внедрению.

3.3.2. АВС-анализ

АВС-анализ является одним из методов рационализации, который может использоваться во всех функциональных сферах деятельности предприятия. АВС-анализ позволяет:

• выделить наиболее существенные направления деятельности;
• направить деловую активность в сферу повышенной экономической значимости и одновременно снизить затраты в других сферах за счет устранения излишних функций и видов работ;
• повысить эффективность организационных и управленческих решений благодаря их целевой ориентации.

В управлении материальными потоками с помощью АВС-анализа устанавливаются и изучаются соотношения и зависимости следующих факторов:

• количество и стоимость приобретенных материалов по отдельным позициям и группам;
• количество и стоимость израсходованных материалов по отдельным позициям и группам;
• количество счетов, выставленных поставщиками, и размеры оплаты по этим счетам;
• количество поставщиков и размеры их оборота;
• количество и стоимость отдельных материалов в рамках стоимостного анализа.

При дифференцированном подходе к организации закупок и управлению складскими запасами ABC-анализ позволяет добиться существенного снижения затрат.

Для повышения эффективности принимаемых решений необходим индивидуальный подход к определению сроков и размеров заказа по каждому материалу. Поскольку такой метод связан с большими затратами времени, его целесообразно использовать только там, где он приносит наибольший эффект. Иными словами, нерационально уделять позициям, играющим незначительную роль в производстве, то же внимание, что и материалам первостепенной важности. Это получившее широкое признание положение известно как принцип Парето. Суть его состоит в том, что на несколько изделий из всей совокупности производимых, продаваемых, покупаемых или хранимых изделий приходится значительная часть расходуемых или приобретаемых ресурсов. Применительно к политике материальных запасов последнее означает, что на ограниченное число поставок приходится основная масса используемых материалов.

Распределение ABC

В зависимости от затрат материальные запасы подразделяются на три класса: А, В и С. На рис. 3.3.1 дано характерное распределение материальных запасов на отдельные классы по их удельному весу в общих издержках на материалы. Полученная кривая распределения названа по имени Лоренца, который в 1905 г. с помощью таких кривых графически интерпретировал различия в распределении доходов.

Рис. 3.3.1. Распределение АВС

ABC-анализ показывает значение каждой группы материалов и помогает обратить внимание на основные.

Материалы класса А – это немногочисленные, но важнейшие материалы, на которые приходится большая часть денежных средств (около 75%), вложенных в запасы.

Материалы класса В относятся к второстепенным и требуют меньшего внимания, чем материалы класса А. С приобретением материалов класса В связано примерно 20% денежных средств.

Материалы класса С составляют значительную часть в номенклатуре используемых материалов, но недороги, на них приходится наименьшая часть вложений в запасы – 5%.

Техника АВС-анализа

Для проведения ABC-анализа необходимо:

1. установить стоимость каждого наименования материала (для покупных деталей принимаются цены поставщика);
2. расположить материалы по мере убывания издержек;
3. суммировать данные о количестве и издержках на материалы и нанести их на схему;
4. разбить материалы на группы в зависимости от их удельного веса в общих издержках. Поскольку 75% затрат приходится на 10-15% всех материалов, то наиболее тщательный контроль осуществляется в отношении именно этой группы.

Контроль и регулирование запасов осуществляются по-разному в зависимости от класса материала. Ниже приводится перечень операций, которые проводятся с материальными запасами.

Материалы класса А. Тщательно определяются размеры и моменты выдачи заказов. Величина затрат на выдачу и оформление заказов, хранение материалов пересматриваются каждый раз при размещении очередного заказа. Устанавливается строгий контроль и регулирование запасов, а также контроль за расчетом периода опережения.

Материалы класса В. Определяются экономичные размеры и момент выдачи повторного заказа. Осуществляется обычный контроль и сбор информации о запасах, что позволяет своевременно обнаружить основные изменения в использовании материальных запасов.

Материалы класса С. Никаких расчетов не производится. Размер повторного заказа устанавливается таким образом, чтобы поставки осуществлять в течение 1-2 лет. Пополнение запасов регистрируется, но текущий учет уровня запасов не ведется. Проверка наличных запасов проводится периодически один раз в год. Ход выполнения поставщиком обязательств по поставке материалов класса А и В контролируется путем создания непрерывной или периодической системы учета запасов.

Пример 3.3.1. Предприятие использует около 200 наименований различных материалов. В табл. 3.3.1 приведены данные, характеризующие прямые издержки по закупке для семи наименований материалов.

Таблица 3.3.1

Информация, содержащаяся в табл. 3.3.1, получена следующим образом.

1. Рассчитан годовой оборот по каждому наименованию материала. Он определен путем умножения закупочных цен на количество единиц материала, потребляемых в течение года.
2. Все позиции материала распределены по мере убывания годового оборота.
3. Всем позициям присвоены порядковые номера, не зависящие от номенклатурных.
4. Годовые обороты просчитаны нарастающим итогом, поэтому, например, материалу с порядковым номером 5 соответствует суммарный годовой оборот по первым пяти позициям.
5. Рассчитана процентная доля годового оборота нарастающим итогом и процентное отношение порядкового номера к общему количеству наименований материалов.

Из табл. 3.3.1 видно, что большая часть издержек связана с закупкой трех наименований материалов. Результаты ABC представлены в табл. 3.3.2. Графически они интерпретируются кривой Лоренца (рис. 3.3.2). Из графика видно, что примерно 66% издержек приходится на 14% от общего количества материалов и только 8% – на материалы, составляющие 57% в общем количестве.

Рис. 3.3.2. Кривая Лоренца

Таблица 3.3.2

3.3.3. XYZ-анализ

Распределение XYZ

XYZ-анализ материалов предполагает оценку их значимости в зависимости от частоты потребления. Если рассматривать потребление отдельных видов материалов в течение длительного периода, то можно установить, что в их числе есть материалы, имеющие постоянный и стабильный спрос; материалы, расход которых подвержен определенным, например сезонным, колебаниям, и, наконец, материалы, расход которых носит случайный характер. Поэтому в пределах каждого из классов А, В и С материалы могут быть распределены еще и по степени прогнозируемости их расхода. Для такой классификации используются символы X, Y, Z.

К классу X относятся материалы, спрос на которые имеет постоянный характер или подвержен случайным незначительным колебаниям, поэтому поддается прогнозированию с высокой точностью. Удельный вес таких материалов в общей номенклатуре, как правило, не превышает 50-55%.

К классу У относятся материалы, потребление которых осуществляется периодически либо имеет характер падающей или восходящей тенденции. Их прогнозирование возможно со средней степенью точности. Их удельный вес в общей номенклатуре составляет около 30%.

К классу Z относятся материалы, для которых нельзя выявить какой-либо закономерности потребления. По этой причине прогнозирование их расхода невозможно (они составляют 15%) общей номенклатуры).

В качестве показателя, характеризующего возможные колебания в потреблении материалов, может использоваться коэффициент вариации

(3.3.1)

где – стандартное отклонение, определяющее степень фактического расхода материала в течение анализируемого периода относительно средней величины;

– средняя величина расходования материала;

(3.3.2)

где X_t – фактический расход материала в t-м периоде;

T – число наблюдаемых периодов.

Пример 3.3.2. Предположим, что спрос на материал в течение периода изменяется незначительно. Определим коэффициент вариации спроса, используя данные табл. 3.3.3.

Таблица 3.3.3

Спрос на материал

Количество расходуемого материала, ед.	Периоды
2000	I квартал		25	625
1800	II квартал	1975	-175	30625
2100	III квартал		125	15625
2000	IV квартал		0	0
7900	4			46875

Практика расходования материалов с разной степенью предсказуемости спроса позволила установить границы изменения коэффициентов вариации по классам X, Y и Z в зависимости от удельного веса конкретной позиции материала в общей номенклатуре.

Графическая интерпретация XYZ распределения материалов представлена на рис. 3.3.3.

Рис. 3.3.3. Распределение материалов по методу XYZ

Техника XYZ-анализа

Для проведения XYZ-анализа необходимо:

1. установить средний расход каждого вида материала с учетом колебания потребности в них по периодам, это могут быть, например, сезонные колебания;
2. рассчитать коэффициент вариации по каждой номенклатурной позиции;
3. расположить материалы по мере убывания коэффициентов вариации;
4. суммировать данные о количестве материалов в соответствии с возрастанием коэффициентов вариации, нанести их на схему;
5. разбить материалы на группы в зависимости от вариации спроса.

Результатом XYZ-анализа является построение кривой Лоренца. Рассмотрим технику проведения XYZ-анализа на следующем примере.

Пример 3.3.3. Воспользуемся данными примера 3.3.1. Допустим, что предприятие использует около 200 наименований материалов, спрос на которые носит различный характер. В табл. 3.3.4 приведены данные, характеризующие интенсивность расходования по семи номенклатурным позициям.

Таблица 3.3.1

Таблица построена следующим образом.

1. Рассчитано среднемесячное потребление по данным о расходовании материалов в предплановом периоде.
2. Определены стандартное отклонение и вариация потребления по каждому наименованию материала.
3. Все материалы распределены по мере убывания коэффициентов вариации.
4. Проведено суммирование материалов в соответствии с возрастанием коэффициентов вариации.

Результаты XYZ-анализа представлены в табл. 3.3.2 и показаны графически на рис. 3.3.4.

Таблица 3.3.2

Рис. 3.3.4. Кривая Лоренца

XYZ-анализ служит вспомогательным средством при подготовке решений по совершенствованию планирования материального обеспечения производства.

Если такой анализ проводится самостоятельно, то для материалов класса X можно рекомендовать закупки в соответствии с плановой потребностью синхронному их расходу в производстве, для класса Y – создание запасов, а для класса Z – приобретение по мере возникновения потребности.

Вопросы для повторения

1. Понятие диагностики.
2. Принципы диагностических исследований.
3. Этапы процесса диагностики.
4. Показатели оценки состояния материальных потоков.
5. Сущность АВС-анализа.
6. Техника АВС-анализа.
7. Распределение XYZ.
8. Техника XYZ-анализа.