17.5.5. Задание 4. Формирование таблицы операций

Все операции, участвующие в процессе "Планирование закупок, формирование заказов поставщикам", отразите в Таблице описания операций, имеющей следующий формат:

Диаграмма и номер на диаграмме

Операция

Исполнитель

Как часто

Входящие документы (документы-основания)

Исходящий документ (составляемый документ)

Проводка (дебет, кредит, сумма, аналитика)

Комментарий

1

2

3

4

5

6

7

8

Примечание. Далее заполненная форма таблицы описания операций будет использоваться для проецирования перечисленных в ней операций на информационную систему.

17.5.5.1. Выполнение задания 4

В таблицу последовательно внесите операции бизнес-процесса в соответствии с общим описанием и диаграммой действий.

  1. В графе 1 проставьте краткое наименование диаграммы - 1Пл_Зак. Кроме того, в этой графе укажите номер операции, соответствующий изображению на диаграмме действий ( рис. 5 ).

  2. В графу 2 путем копирования перенесите из диаграммы действий наименование операции.

  3. В графе 3 укажите исполнителя операции. В рассматриваемом бизнес-процессе исполнителями операций являются менеджер группы планирования и маркетинга, менеджер отдела закупок, менеджер группы логистики. Графа 3 заполняется на основании диаграммы действий.

  4. В графе 4 укажите, с какой частотой выполняется каждая операция. Проставьте частоту выполнения операций в соответствии с общим описанием бизнес-процесса. Данная информация фиксируется в ходе обследования компании. Например, это может быть "еженедельно", "ежесуточно", 1 раз в месяц, 200 раз в день и т. п. Если операция выполняется с неопределенной периодичностью, то в графе указывают "по мере необходимости". При проектировании или выборе системы данные из графы "Как часто" определяют требования к быстродействию системы, к параметрам сетевого варианта системы.

  5. В графу 5 занесите наименования документов, на основании которых осуществляется выполнение операции (входящие документы).

  6. В графе 6 укажите наименования документов, которые создаются в результате выполнения операции (исходящие документы). В отдельных случаях входящие и исходящие документы могут совпадать. Например, для операции "Направление заказа поставщику" входящим и исходящим документом будет заказ поставщику.

  7. Если на основании операции формируется бухгалтерская проводка, то она указывается в графе 7. В рассматриваемом примере нет операций, по которым бы формировались проводки.

  8. Графа 8 предназначена для произвольной дополнительной информации.

На следующих страницах представлена таблица описания операций бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам".

Операции бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам"

Диаграмма и номер операции на диаграмме

Операция

Исполнитель

Как часто

Входящие документы (документы-основания)

Исходящий документ (составляемый документ)

Проводка (дебет, кредит, сумма, аналитика)

Комментарий

1

2

3

4

5

6

7

8

1Пл_Зак

1. Получение внутренней статистики продаж

Менеджер гр. планирования и маркетинга

Ежесуточно

Отчет-таблица собственных продаж

Нет

Нет

 

1Пл_Зак

2. Получение внешней статистики продаж

Менеджер гр. планирования и маркетинга

Ежесуточно

Отчет-таблица продаж внешних источников

Нет

Нет

 

1Пл_Зак

2

3. Расчет потребностей в товаре

Менеджер гр. планирования и маркетинга

Еженедельно

Отчет-таблица собственных продаж

Отчет-таблица продаж внешних источников

Таблица потребностей в товаре

Нет

 

1Пл_Зак

3

4. Ввод в систему прайс-листов поставщиков

Менеджер отдела закупок

Ежемесячно

Прайс-листы поставщиков

Прайс-листы поставщиков

Нет

 

1Пл_Зак

4

5. Анализ предложений поставщиков и действующих контрактов

Менеджер отдела закупок

Ежемесячно и по мере необходимости

Прайс-листы поставщиков

Контракты действующие

Список поставщиков

Нет

 

1Пл_Зак

5

6. Выбор поставщиков

Менеджер отдела закупок

Ежемесячно и по мере необходимости

Список поставщиков

Список поставщиков с расстановкой приоритетов

Нет

 

1Пл_Зак

6

7. Формирование графика поставок без указания количества

Менеджер отдела закупок

Ежемесячно и по мере необходимости

Список поставщиков с расстановкой приоритетов

Таблица потребностей в товаре

График поставок

Нет

 

1Пл_Зак

7

8. Расчет необходимого количества закупок с учетом остатка на складе и страхового запаса

Менеджер группы логистики

Ежемесячно и по мере необходимости

Таблица потребностей в товаре, график поставок

План заявок на месяц

Нет

 

1Пл_Зак

8

9. Формирование заказов поставщикам с учетом складских остатков, товара в пути и резервного запаса

Менеджер группы логистики

Ежедневно по плану заявок

План заявок на месяц, график поставок, прайс-листы поставщиков

Заказы поставщику

Нет

 

1Пл_Зак

9

10. Расчет затрат на сертификацию

Менеджер группы логистики

По мере необходимости

Заказы поставщику

Отчет о затратах на сертификацию

Нет

 

1Пл_Зак

10

11. Проверка затрат на непревышение нормы

Менеджер группы логистики

По мере необходимости

Отчет о затратах на сертификацию

Отчет о затратах на сертификацию

Нет

 

1Пл_Зак

11

12. Подпись заказа менеджером по логистике, директором ДМ

Менеджер группы логистики

Ежедневно

Заказы поставщику

Заказы поставщику акцептованные

Нет

 

1Пл_Зак

12

13. Направление заказа в отдел закупок

Менеджер группы логистики

Ежедневно

Заказы поставщику акцептованные

Заказы поставщику акцептованные

Нет

 

1Пл_Зак

13

14. Направление заказа поставщику

Менеджер отдела закупок

Ежедневно

Заказы поставщику акцептованные

Заказы поставщику акцептованные

Нет