Жизненный цикл документа – период времени от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения. Различают документы:
длительного цикла – содержат условно-постоянную информацию и сохраняют свою актуальность в течение длительного срока (месяц, год);
короткого цикла – содержат условно-переменную (оперативную) информацию, сохраняют свою актуальность непродолжительное время (дни, часы, минуты).
В соответствии с характером обработки информации и схемой документооборота различают:
первичные документы (содержат первичные данные, полученные в результате наблюдения, счета и т.п.);
выходные документы (содержат результаты обработки информации первичных документов).
Технологический процесс обработки первичных документов состоит из следующих операций:
заполнение документа;
перенос информации документа на машинный носитель;
контроль достоверности вводимой информации, поиск и исправление ошибок;
формирования массивов информации на машинном носителе;
архивное хранение документов в течение нормативного срока.
обработка информации документов.
Перенос информации на машинный носитель выполняется с использованием электронных форм ввода и редактирования первичных данных. Программный контроль может выполняться как в процессе переноса информации на машинный носитель, так и в виде специальной процедуры обработки. Ввод информации должен сопровождаться протоколированием (подсчет общего количества введенных документов, количество ошибок).
Подготовленный массив первичных данных используется для загрузки БД или непосредственно для решения задач. Нормативный срок хранения первичных документов в архивах зависит от функций управления, например, в системе управления кадрами документы хранятся в течение 75 лет, бухгалтерские документы – от 3 до 5 лет и т.д.
Технологический процесс обработки производных документов включает следующие операции:
формирование документа (вывод отчета, экранной формы) программным способом;
распространение документа (публикация, передача по каналам связи, печать).
Схема документооборота определяет для каждой формы документа состав и регламент выполнения операций технологического процесса обработки данных документов (место, время, содержание действия). Для представления схемы документооборота используются средства графического и аналитического описания.