К контуру оперативного управления системы могут быть отнесены задачи, непосредственно связанные с реализацией производственных планов предприятия. Среди этих задач можно выделить актуальные для всех типов организаций (снабжение, сбыт, складской учет, расчеты с организациями) и те, которые характерны только для ряда организаций. Например, операции с консигнационным товаром и проблемы розничной торговли должны решаться для предприятий торговли, управление терминальными операциями - для крупнооптовых баз. Задачи технико-экономического планирования и технической подготовки производства ориентированы на деятельность, связанную с изготовлением промышленной продукции. Настраиваемость и модульная структура системы должна позволять выбирать только необходимые компоненты.
Стандартные функции подразделения, отвечающего за закупки необходимых предприятию товаров и материалов, обычно предполагают ведение картотеки предложений потенциальных поставщиков, отслеживание поступающих от других подразделений требований (заявок) на приобретение, составление плана закупок в соответствии с заключенными договорами и долгосрочными контрактами, выбор конкретного поставщика и формирование заказа на поставку, регистрация документов, на основании которых производится покупка (счета, договоры, контракты, гарантийные письма), оформление доверенностей на получение, распределение материальных ценностей по складам, контроль состояния договоров и платежных документов на приобретение (оплачено / не оплачено / просрочено), получение различных отчетов в разрезе отслеживаемой номенклатуры, партий, групп и используемых систем классификации.
Функции по отслеживанию предложений поставщиков, планированию закупок и выбору поставщика могут быть выполнены средствами задачи "Маркетинг". Получение и отслеживание заявок на приобретение должно обеспечиваться задачей "Управление документооборотом". Кроме того, заявки на поставку продукции возможно вести также и в модуле "Управление закупками", используя в виде заявок документы, находящиеся в состоянии "Оформление".
Для количественно-суммового контроля взаимоотношений с поставщиками рекомендуется использовать модуль "Расчеты с поставщиками и получателями".
Непосредственно в модуле "Управление закупками" должны быть сосредоточены операции по работе с конкретными документами на приобретение.
Вследствие глубокой интеграции всех входящих в систему задач и наличия единой базы данных, все сведения, необходимые для оформления документов могут быть введены путем выбора из существующих таблиц базы данных. Подключение нужной таблицы (классификатора, справочника) в момент заполнения той или иной графы документа должно обеспечиваться автоматически. При отсутствии в таблице необходимых данных они могут быть введены без выхода из режима оформления текущего документа. Интеграция задачи "Управление закупками" со складским учетом и планированием производства позволяет отслеживать установленные уровни нормативных запасов (материалов, комплектующих, товаров), выявлять дефицит и продукцию, не пользующуюся спросом (неликвиды).
Технология решения задачи управления закупками может быть проиллюстрирована следующей схемой.
При реализации задачи управления закупками могут возникать различные особенности, например:
управление экспедицией, формирование доверенностей;
использование нематериальных позиций (услуг) в документах на закупку;
автоматизированное распределение товаров по складам;
учет партий закупаемых товаров, отслеживание сроков хранения, сроков действия лицензий и сертификатов;
ведение комплектов, операции по закупке комплектов - регистрация фактических операций по закупкам;
поддержка полной интеграции с задачей "Расчеты с поставщиками и получателями";
поддержка различных валют и международных закупок;
учет таможенных пошлин, транспортных и прочих затрат при вычислении учетной стоимости конкретных закупаемых изделий.
Задача должна предоставлять возможность получения следующего набора стандартных отчетов:
отчеты о закупаемых материалах и изделиях в разрезе групп, партий, внешней классификации;
отчеты по зарегистрированным приходным накладным;
аналитический отчет по поставщикам;
отчет о состоянии заказов на закупку;
отчет о полученных, но не оплаченных изделиях;
отчет о несоответствии в закупках.